In de voorbereiding van workshops en training hoor ik vaak als reactie op mijn opmerkingen over meer improviseren: “Ach, wij moeten al zoveel improviseren. We doen niet anders.” Onvermoeibaar ben ik dan in het uitleggen dat er twee soorten improviseren zijn: Eén waarin je improvisatie toepast om een situatie die niet loopt zoals gepland, weer snel in de pas te laten lopen. En een andere waarbij je vooraf veel minder plant en vastlegt in procedures en vervolgens beslissingen neemt op basis van je eigen deskundigheid en de situatie van het moment. In het eerste geval is improvisatie een moetje, in het tweede geval een keuze. Het zal niemand verbazen dat ik meer voel bij de tweede dan bij de eerste.

Vierdaagse
In de wandelwereld in Leusden speelt op dit moment een schrijnende kwestie die hier verrassend veel mee te maken heeft. In het kort gezegd komt het erop neer dat de organisatie van de avondvierdaagse een groep vluchtelingenkinderen weigerde bij de inschrijving omdat ze te laat waren om als groep in te schrijven. De gevolgen zijn desastreus. Door een combinatie van misverstanden die gierend uit de hand gelopen zijn, zit Leusden nu zonder avondvierdaagse. De website is, op een verklaring van de organisatie na, uit de lucht en als er niets gebeurt, loopt er volgend jaar helemaal niemand in Leusden een avondvierdaagse.

Improviseren
Als gezegd, het verhaal begon met de inschrijving van een groep deelnemers op het moment dat groepsinschrijvingen niet meer mogelijk waren. De organisatie volgt de regels en geeft aan dat een inschrijving als groep niet meer kan. Juist omdat het hier om vluchtelingenkinderen gaat, reageren veel mensen als door een adder gebeten. De organisatie voelt zich aangevallen en reageert en binnen de kortste keren heb je de poppen aan het dansen.
Meer improvisatie in je organisatie
Maar waarom bestaat die regel? Wat zijn de bezwaren tegen de inschrijving van een groep van twintig kinderen? Wat is het verschil met twintig individuele inschrijvingen wat, zo lijkt me, veel meer administratie met zich meebrengt? Het lijkt er wel op dat de organisatie van de avondvierdaagse in Leusden gevangen zat in een procedure die ooit ingevoerd zal zijn om allerlei onheil te voorkomen en die in de praktijk alleen maar tot narigheid leidt.

Regelruimte
In de voorbereiding van projecten komt het vaak voor dat vooraf geprobeerd wordt om alle narigheid af te dekken. Er wordt veel tijd kapotvergaderd over zaken die misschien wel zouden kúnnen voorkomen, maar die in de praktijk waarschijnlijk zelden zúllen voorkomen. En dat terwijl de oplossing zo simpel is: Geef de organisator van zo’n evenement regelruimte om zelfstandig beslissingen te nemen op basis van de omstandigheden en de wijsheid van het moment. Stel randvoorwaarden over veiligheid, gezondheid en organisatorische zaken en laat het binnen die kaders aan de deskundigheid van de organisator over. Geef hem, kortom, ruimte om écht te improviseren.
Voor de meeste beslissingen zijn vooraf namelijk helemaal geen regels nodig.