In Blogteksten

Een vriend van mij is tuinman. Toen ik hem een keer hielp bij de bestrating  in mijn eigen tuin, leerde hij mij een belangrijke les. Mijn taak was om de stenen van de stapel buiten de tuin naar binnen te kruien. Paul zei: ‘Zorg dat je de stenen die je brengt maar één keer hoeft op te pakken. Leg ze meteen neer waar ze nodig zijn in plaats van zomaar ergens waar je ze kwijt moet. Want dan blijf je sjouwen.’ Dat klinkt simpel en voor de hand liggend, maar in de praktijk is dit nog best lastig. Het vraagt namelijk vooruitkijken, plannen en inzicht.

Een keer vasthouden

Maar sinds ik dat van mijn vriend heb geleerd, probeer ik dat op veel terreinen toe te passen. Als ik opruim, wil ik alles het liefst maar één keer vastpakken en het meteen neerleggen waar het hoort. Als ik kook, ruim ik kruidenpotjes, keukengereedschap of verpakkingen meteen op na gebruik en in mijn werk zorg ik voor een lege inbox.
En ik mag wel zeggen dat dat laatste uitgangspunt me de afgelopen jaren enorm geholpen heeft.

Chaos

Ik ben van nature vrij chaotisch. In mijn hoofd draait de hele dag een kermis van gedachten en ideeën, het is nooit stil daarboven. Jaren lang heb ik geloofd dat een reflectie van die chaos op mijn bureau en in mijn werk mijn creativiteit bevorderde. Want chaos was toch lekker creatief?
De gevolgen: Ik vergat afspraken, was niet voorbereid als het nodig was en ik was altijd van alles kwijt.
Dat moest anders.

Een lege inbox geeft ruimteInbox zero

Ik ging nadenken, las wat boeken en ging wat uitproberen en langzaam, stapje voor stapje ontwikkelde ik een manier van werken die me rust geeft en die me helpt om zaken voor elkaar te krijgen. De lege inbox vormt de basis daarvan.
We krijgen dagelijks veel mail en de meest productiviteitsmethodes raden af om de dag te beginnen met je mailbox. Ik doe dat wel, maar op een specifieke manier.

Voor iedere mail die ik onder ogen krijg zijn er drie mogelijkheden:
Weggooien, afhandelen of opslaan op een logische plek. Andere smaken zijn er niet.

En ik wil de keuze maken op het moment dat ik de mail voor de eerste keer zie.

Weggooien, afhandelen of opslaan

Natuurlijk gooi ik alle spam die het spamfilter weet te passeren meteen weg. Maar ook mails waarin me iets wordt meegedeeld of waarvan ik de inhoud voor kennisgeving aan kan nemen, gaan onherroepelijk de vuilnisbak in. Dat ruimt alvast lekker op.

Zaken die ik meteen kan afhandelen, worden meteen afgehandeld. Ik hanteer daarbij het 2 minuten principe van Getting Things Done (GTD). GTD zegt dat je iets dat in twee minuten gedaan kan worden, ook meteen moet doen. Het kost je namelijk ook twee minuten om het op te slaan om het later af te handelen.

Wat zijn dat dan voor dingen? Mensen die vragen of ik op een bepaalde datum tijd heb bijvoorbeeld (agenda bekijken, ja of nee antwoorden en klaar), betalingen doen (bedrag overmaken, bonnetje opslaan in de map bonnetjes en klaar), mijn dagelijkse ‘Beter Spellen’ en ’Beter Rekenen’ vragen (vier vragen beantwoorden, score bekijken en klaar).

Mails die betrekking hebben op deze ‘twee minuten dingen’ gaan weg of worden opgeslagen (zie verder).

Evernote

De derde categorie zijn de mails die bewaard moeten worden. Bijvoorbeeld omdat het wat langer duurt om af te handelen,  omdat het informatie is voor een opdracht in de toekomst of omdat er na het antwoord nog een vervolg op moet komen. Die mails stuur ik door naar het programma Evernote waar ze per opdracht of onderwerp bij elkaar bewaard blijven.

Keuze

Ik dwing mezelf bij iedere mail de keuze meteen te maken en daar ook naar te handelen. En dat is echt simpeler dan je denkt. Want zeg nou zelf, je zult bij iedere mail die keuze een keer moeten maken. Waarom dan niet de eerste keer dat je hem ziet.

Het gevolg: een overzichtelijke mailbox, een systeem waarin ik echt alles meteen kan vinden en geen klusjes die blijven liggen.
En een hoofd dat gebruikt kan worden voor het verzinnen van leuke dingen. Daar ben ik namelijk veel beter in dan in het verwerken van chaos.

Meer weten over de andere productiviteitskeuzes die ik maak om geen energie te steken in onzin, maar vooral in mijn creativiteit? Mail me Je snapt dat ik je mail snel zal behandelen.

Call Now Button

Nu ook online!

De trainingen van Proversie/Beter Presenteren zijn gedeeltelijk ook online te volgen!
BEKIJK DE TRAINING
close-link