Agile werken is meer dan het herinrichten van je kantoor en de procedures veranderen. Je ontkomt er niet aan om ook aan de mindset van je medewerkers te werken. Want zonder dat gaat agile werken je alleen maar in de weg zitten.

Werkplek

-‘Wij hebben het nieuwe werken ingevoerd en nu zitten we met een een aantal problemen.’
Dat is een veelbelovend begin van een telefoongesprek. Want problemen zijn er om opgelost te worden en als je als bedrijf een trainingsbureau belt met die vraag, heb je de eerste stap al gezet.
Ik was benieuwd naar de problemen en vroeg om een voorbeeld.
-‘Nou, het zit zo. Mensen hebben geen vaste werkplek meer en nu is in een vergadering de vraag opgekomen hoe we moeten omgaan met mensen die van hun werkplek weggaan voor een afspraak en later weer terugkomen.’
Ik snapte het nog niet helemaal dus ik vroeg door.
-‘Wat is daar dan het probleem van?’

Is de directie ook agile?

Ik merkte dat de beller zich zelf ook een beetje schaamde. -‘Ja kijk. Mensen willen graag een termijn. Ze willen graag afspreken hoe lang je van je werkplek mag blijven om hem nog te kunnen claimen als je terug komt. Ze willen graag dat we een richtlijn maken dat je recht op de plek bijvoorbeeld na 2 uur vervalt.’
-‘Je zou zoiets natuurlijk kunnen afspreken.’ Antwoordde ik. ‘Daar heb je mij toch niet voor nodig.’
-‘Klopt, maar er is meer. Ook de directieleden hebben geen eigen plek meer en die kunnen bij vergaderingen of afspraken een aparte spreekkamer boeken. En sommige directieleden laten hun secretaresse een spreekkamer voor een paar dagen achter elkaar vastleggen en laten daar dan ’s avonds gewoon hun spullen liggen. Zo schieten we natuurlijk niks op met dat nieuwe werken.’

Vooruit dan maar

In overleg met de directie kwamen we tot een korte opdracht. Een voorstelling tijdens de teamdag van de HR-afdeling over dit onderwerp. Een MT-lid sprak in het overleg de historische woorden “Vooruit dan maar.” Op mijn vraag of een themavoorstelling

wel voldoende was, gaf de directie aan dat er geen budget beschikbaar was. De inrichting van het pand was al te duur geweest. En HR kon de inzichten die ze hadden opgedaan toch gewoon in het bedrijf verspreiden.

ING gaat agile werken

Ik moest aan dit verhaal denken toen ik vanochtend in het AD een verhaal las over het nieuwe hoofdkantoor van ING. Na een forse verbouwing is het hoofdkantoor van een saai bankgebouw omgebouwd tot een flitsende werkomgeving. Geen tussenwanden meer, geen afgesloten kantoren meer, maar banken van steigerhout, modern meubilair en een airhockeytafel en poolbiljart. ING gaat Agile werken, het WOW-effect (het staat er echt) en compacte teams die niet lang vergaderen (op steigerhout zit je niet lekker), maar flitsend door het gebouw ‘monowheelen’.
De inrichting van je gebouw is een ding. De inrichting van het hoofd van de mensen is een anderen. Want met het naar binnen slepen van een airhockeytafel ben je er natuurlijk niet.

Command and control, de hark

Werken in de command-and-controlstructuur (de traditionele organisatiehark) heeft zo zijn voordelen. Verantwoordelijkheden zijn helder, de beslissingsbevoegdheid ligt op een centrale plek en de procedures zijn voorspelbaar en herkenbaar. Maar juist die zaken maken zo’n hark ook enorm traag en log. Want voordat een innovatieve gedachte is doorgedrongen tot de plek waar een beslissing kan worden genomen, zijn er al zoveel stations gepasseerd dat er altijd wel iemand tegenwerkt, geen zin heeft, het niet ziet zitten of een ander bezwaar heeft. Innovaties komen maar moeizaam door.

Is de mindset ook Agile?

Wie flexibeler wil zijn als organisatie, heeft een missie die kan beginnen met de inrichting van het kantoor en de werkprocessen. Natuurlijk is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de randvoorwaarden goed zijn. Maar daarmee heb je nog maar een klein stapje gezet. Want in het kantoor werken mensen en die moeten in de nieuwe structuur en in het nieuwe kantoor kunnen en willen werken.
Agile werken vraagt een mindset van mensen die anders is dan de traditionele:

• • Verantwoordelijkheid nemen en doen wat nodig is als het nodig is, niet als de procedure erom vraagt
  • Snel en efficiënt vergaderen en alleen plannen wat nodig is
  • Openstaan voor ideeën van anderen en elkaar daarin versterken
  • Fouten en problemen openlijk bespreken en bereid zijn van je ingenomen standpunt af te wijken
  • Niet redeneren vanuit de hiërarchie, maar vanuit de kwaliteiten van mensen en hun rol
  • Soms gewoon aan een project beginnen, ook al weet je niet precies wanneer het klaar zal zijn
  • Projecten stap voor stap bekijken (Na stap 1 komt stap 1) en bijsturen als dat beter blijkt te zijn
  • Als leidinggevende durven loslaten

Kortom: Agile werken vraagt een gezonde improvsiatiehouding van medewerkers en die houding moet je trainen, ontwikkelen en onderhouden.

Foto van je kinderen

Laatst kwam ik toevallig iemand tegen van het bedrijf waar het nieuwe werken was ingevoerd. Ik vroeg hoe het ermee ging. Ze antwoordde dat van het nieuwe werken uiteindelijk niets was gekomen. Officieel was het er nog, maar iedereen had gewoon weer zijn eigen werkplek.

-‘Ik laat tegenwoordig de foto van mijn kinderen ook gewoon op mijn bureau staan. Morgen gaat er toch niemand anders zitten.’

De training An agile state of mind traint medewerkers in het omgaan met agile werken en vergroot de improvisatiekracht van je team.